Was sind eigentlich die Wikinger Treffs?

Jedes Jahr im November/Dezember gehen wir mit einem Team von ca. 12 Personen auf Deutschland-Tournee. Dabei besuchen wir zwischen 14-17 Städte von Hamburg bis München und Hagen bis Dresden. Insgesamt sind wir 5 Wochen unterwegs und zeigen in jeder Stadt 2 Bildvorträge zu unseren beliebtesten Wanderreisen. Ein Vortrag führt uns in ein europäisches Land, der  Andere zeigt uns eine unserer schönen Fernreisen. Neben Mitarbeitern aus dem Haus sind auch einige Reiseleiter mit dabei. Das ganze Team steht vor und zwischen den Vorträgen mit unseren neuen Katalogen für Beratungen oder Feedback für die Gäste bereit. Auch unsere Geschäftsführung ist immer mit dabei und hat ein offenes Ohr für jeden Gast. Zusätzlich haben wir in jedem Jahr auch Partner dabei, wie z.B. von einer Airline, einem Fremdenverkehrsamt oder einem Institut für Höhenanpassung.

Der WWF Bär am Wikinger Treff Stand
Der WWF war in diesem Jahr auch mit dabei

 

Aber wie sieht ein Wikinger Treff hinter den Kulissen aus? Bereits im 5. Jahr bin ich bei den Wikinger Treffs dabei und habe die letzten Jahre auch an deren Organisation mitgewirkt. Ich möchte euch mal einen kleinen Einblick in die Organisation geben.

Nach den Treffs ist vor den Treffs
Wenn im Dezember die Wikinger Treffs zu Ende gehen, starten wir bereits mit der Planung für das nächste Jahr. Die Säle müssen rechtzeitig gebucht werden, damit wir die Städte in einer sinnvollen Reihenfolge bereisen können. Es macht Sinn z.B. Berlin, Leipzig und Dresden auf dieselbe Runde einzuschließen. Auch unsere Referenten werden für die nächsten Reiseziele und entsprechenden Vorträge eingeplant. Ca. Ende Januar sind wir damit fertig und starten dann Anfang März bereits mit der Personalplanung. Auch das ist nicht immer einfach, da Urlaubszeiten und Messen berücksichtigt werden müssen und wir viele Mitarbeiter haben, die gerne dabei sein möchten.

Der Fernreisen Stand in Hannover
Der Fernreisen Stand in Hannover

Im Juni/Juli erfolgt dann die Freigabe der Termine im Internet, sodass sich unsere Gäste bereits anmelden können. Mit dem Versand der Winter- oder Extratouren-Kataloge werden auch die schriftlichen Einladungen verschickt. Bis November trudeln dann immer wieder Anmeldungen ein, die hier zu Zwecken der Gesamtteilnehmerzahl bei uns registriert werden. Dieses Jahr haben wir mehr als 5.500 Anmeldungen gehabt, worüber wir uns sehr gefreut haben. Der Zuspruch hat sich in den letzten Jahren deutlich erhöht und dieses Jahr seinen Höchststand erreicht. Jetzt werden auch die Hotels für die Teammitglieder gebucht und der Transporter angemietet, in dem wir die Kataloge und das Dekomaterial mitnehmen.

Der Stand für Europa Wander-Reisen auf dem Wikinger Treff in München
Der Stand für Europa Wander-Reisen auf dem Wikinger Treff in München

Kurz bevor die Treffs dann in der ersten November Woche starten, erfolgt dann noch einmal die Rücksprache mit den Veranstaltungsräumen. Wie viele Gäste kommen? Wie viele Stühle müssen gestellt werden? Was für Technik muss vorhanden sein, damit unser Bildvortrag gut zur Geltung kommt? Was muss für den Sektempfang bestellt werden? Auch das Organisations-Team stellt sich letzte Fragen zum Ablauf, Firmenwagen werden eingeteilt und die letzten Einkäufe getätigt. Unsere Referenten kommen in die Zentrale,  um ihre Vorträge im Vorfeld den Mitarbeitern als Generalprobe vorzustellen.

Und dann geht es los…
Am Tag des ersten Treffs (meist direkt in Hagen) sind alle immer noch aufgeregt und nervös. Hoffentlich klappt alles, hoffentlich haben wir an alles gedacht. Zur Not ist der Weg in die Zentrale nicht so weit, wenn noch etwas fehlt. Ist die Premiere dann gelaufen, ist das Team gut eingespielt und jeder weiß was er zu tun hat.

Unser Vortragssaal in der Urania in Berlin
Unser Vortragssaal in der Urania in Berlin

Hier einmal ein typischer Tagesablauf (am Beispiel mit und ohne Übernachtung):

Morgens/Mittags Abfahrt in Hagen zum jeweiligen Ort (je weiter die Fahrt desto früher geht es natürlich los)
15.00-15.30 Uhr Ankunft vor Ort, wenn eine Übernachtung dabei ist, wird eingecheckt. Danach treffen wir uns meist noch, um einen Happen zu essen.
16.00-17.30/18.00 Uhr Aufbau im Saal und im Foyer
18.00 Uhr Die ersten Gäste kommen
Bis 19.00 Uhr Beratung an unseren Informationsständen
19.00-20.00 Uhr Begrüßung und der erste Vortrag (Europa)
20.00-20.30 Uhr Pause und weitere Beratungen an den Informationsständen
20.30-21.20 Uhr Zweiter Vortrag (Fernziel). Da wo es möglich ist, bauen wir bereits unsere Dekorationen und Stände ab. Sonst erfolgt dies noch nach Verabschiedung unserer Gäste
22.00 Uhr ist spätestens Schluss und wir sind mit dem Abbau fertig

Abends wird dann wieder zusammen gepackt
Abends wird dann wieder zusammen gepackt

Dann erfolgt entweder die Rückfahrt nach Hause bei allen Städten, die max. 1 Stunde entfernt liegen, oder wir kehren noch in ein Restaurant ein und lassen den Abend gemütlich ausklingen.

Das Team von Wikinger am Auerbachs Keller
Das Team von Wikinger am Auerbachs Keller

Wenn es dann am nächsten Morgen weitergeht, sind häufig nur kurze Strecken (1-2 Stunden) zum nächsten Ort zu fahren, sodass wir auch die Gelegenheit haben, uns die Städte anzuschauen und, jetzt in der Vorweihnachtszeit, auch die Weihnachtsmärkte zu besuchen. Ganz besonders schön finden wir die Weihnachtsmärkte in Leipzig und Stuttgart!

Ein kleiner Ausflug in Heidelberg zum Schloss
Ein kleiner Ausflug in Heidelberg zum Schloss

Nun sind die Wikinger Treffs schon fast vorbei und wir freuen uns sehr, dass wir bereits mehr als 4.000 Besucher begrüßen durften. Heute Abend (04.12.2013) sind wir noch im Landesmuseum in Bonn und am Freitag (06.12.2013) im Bürgerhaus Seepark in Freiburg. Wer also noch nichts vorhat, kann gerne noch spontan vorbei kommen.

Bis dahin wünsche ich Euch allen schon einmal eine geruhsame Adventszeit, frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr.

Eure Svenja

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